¿Tiene su negocio un plan de emergencia contra desastres?



No importa que tan grande o pequeño es su negocio, es esencial que realice un análisis de las cosas que impactarían el desarrollo de su negocio y sus operaciones cotidianas si algo inesperado interrumpe sus operaciones y cómo proteger las operaciones diarias frente a un desastre. Las grandes empresas a menudo tienen una división o gerencia encargada de asignar tareas de análisis de riesgos a sus gerentes y hay aquellas empresas que inclusive pueden contratar consultores externos especializados para evaluar estos riesgos y ayudarles a crear planes de emergencia y de recuperación. Los empresarios y dueños de pequeños negocios a menudo son los encargados de velar por estos análisis de riesgo por sí mismos.


Pasos sencillos para instaurar un plan de desastres efectivo en su negocio

Su negocio necesita contar con un plan establecido de respuesta y que sus empleados estén enterados cómo reaccionar en una emergencia y llevarlo a cabo. Cerciórese que sus empleados saben a quién contactar y notificar cuando un evento sucede y que conocen las medidas que tomar para preservar la vida de las personas involucradas y limitar las pérdidas cuando sea posible.


Escriba el plan a implementar paso a paso y asigne las responsabilidades a cada empleado de modo claro y directo usando un lenguaje sencillo y comprensible. Practiquen los procedimientos especificados en su plan con frecuencia y en intervalos regulares. Haga frecuentes pruebas y prácticas con el personal.  


Recopile una lista de todos los teléfonos y direcciones importantes.  

Cerciórese que tiene forma de ponerse en contacto con todas las personas involucradas en el plan, el personal clave a quién contactar cuando sucede un evento, e inmediatamente después de este. La lista debe incluir agencias locales de ayuda, primeros auxilios, empleados, clientes principales, contratistas, proveedores, instituciones financieras, aseguradoras de la empresa, departamento de reclamos de la aseguradora y agente de seguros, corredores de bienes raíces y todo aquel que esté involucrado en el plan por parte de la empresa.


Establezca de antemano una política de comunicaciones externa de manera que disminuya el efecto de pérdidas de clientela tras un evento.

Esté preparado para contactar a sus clientes por teléfono, correos regular y correo electrónico o por medio de otros mecanismos de comunicación como avisos en el periódico local u otros medios tradicionales (colocar notificaciones en sus instalaciones, avisos de radio, etc.) o digitales (redes sociales, etc.).


Considere y realice una lista de cosas que su empresa necesitará durante una emergencia.

¿Su negocio necesitará una fuente de poder en caso de desconectarse la electricidad? ¿Tiene un sistema de comunicaciones alterno al mecanismo actual?  


Proteja sus recursos humanos.

Necesitará implementar medidas de seguridad laboral que proteja de lesiones y daños a empleados, clientes y cualquier persona que esté en las instalaciones de su negocio. Otros aspectos de un desastre es el impacto que tendrá en su negocio si los empleados no pueden acceder a éste tras un evento y cómo pueden hacer para continuar con el desarrollo de sus actividades.


Proteja sus recursos físicos e instalaciones.

Analice sus instalaciones y detecte las actividades o puntos vulnerables a los varios tipos de desastres que pueden suceder en su negocio y prevea qué hacer en estas situaciones para reducir el impacto del desastre o de sus consecuencias. Incluya en sus planes de recuperación de desastres implementación y adaptaciones según los códigos de construcción requeridos en ese momento.


Evalúe el efecto de los desastre en la comunidad a la que sirve su negocio.

Inclusive si su negocio escapa los efectos directos de un desastre, existe el riesgo que la comunidad experimente daños y por estos su empresa sufra otros riesgos, como por ejemplo, la habilidad de distribuir sus productos o servicios a los clientes. Especialmente si su negocio suple de productos a otro, necesitará comunicarse con sus clientes para informarles de los efectos del desastre, sean muchos o pocos, de forma que la normal dinámica del negocio se mantenga lo más posible y las conexiones de suplidores no se vean interrumpidas innecesariamente.


Proteja sus instalaciones y edificaciones.

Si usted opera o posee instalaciones en las que funciona su negocio necesitará contar con medidas de protección para estas instalaciones, sus estructuras y sus contenidos como parte de su plan de emergencias. Considere el impacto financiero que tendría en su negocio si por problemas de infraestructura usted no puede operar desde sus instalaciones regulares. Calcule cuánto le costaría esa inoperatividad cada día, por una semana, por un mes o por todo un periodo operativo.


Mantenga duplicado de sus archivos.  

Tenga respaldos de aquellos archivos computarizados que usted emplea regularmente en un lugar fuera de las instalaciones de sus negocio. Mantenga copias de archivos importantes como contratos, documentos de propiedad, etc., en un lugar seguro, por ejemplo una caja fuerte en un banco y cerciórese que estos documentos se mantengan actualizados y respaldados constantemente.


Identifique las actividades críticas de su negocio y los recursos mínimos que necesita para mantenerse en operación, así sea con un equipo esqueleto, y determine por cuánto tiempo puede operar de ese modo. Determine también qué necesitaría implementar para reubicar su negocio a una instalación temporal desde donde funcionar mientras puede retornar o reparar las instalaciones regulares.


Obtenga una manera rápida de ubicar instalaciones alternativas, suplidores temporales, equipos prestados o alquilados para suplir el no poder usar los suyos y tenga un listado de contratistas legítimos y de confianza a quienes llamar en caso de una emergencia.

Considere implementar un acuerdo de reciprocidad con otros negocios y tenga al menos un contratista en su lista que esté dispuesto a responder a sus necesidades inesperadas por un acuerdo o costo pre establecido.  


Proteja sus sistemas de computación y archivos de datos

Considere adquirir un sistema de respaldo automático que haga copias de sus archivos computarizados cotidianamente y que estos se almacenen fuera del área donde se encuentra su negocio físicamente.

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Lima

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